Співробітники будуть сприймати контроль як заохочення: 8 принципів

Як дотримати баланс між довірою і контролем, між заохоченням ініціативи співробітників і вседозволеністю?

Для керівників і HR-менеджерів це не завжди легко. З одного боку, тотальний контроль співробітників знижує їх лояльність і залученість, блокує мотивацію та ініціативу. З іншого — надто велика автономія працівників загрожує втратою контролю над ситуацією. Ми пропонуємо кілька способів триматися «золотої середини».

З матеріалу ви дізнаєтеся: Як встановлювати межі, щоб при контролі співробітники відчували свободу; Яких помилок варто уникати при контролі співробітників; Чи можна мотивувати персонал за допомогою контролю і як це робити.

Кожен керівник хотів би бачити у своїй команді ініціативних і енергійних працівників, які без контролю «зверху» могли б організовувати роботу ефективно, знаходити рішення в складних ситуаціях, справлятися з труднощами. Але мало хто погодиться дати своїм працівникам повну свободу — адже це позбавить його можливості керувати своїм бізнесом.

Які прояви довіри з боку керівника спонукають співробітників працювати краще?Дотримуватися балансу між контролем співробітників і заохоченням їх ініціативи допоможуть 8 способів.

1. Повна свобода в межах дозволеного.

У ваших працівників повинен бути не тільки зрозумілий функціонал, але і чітко визначена зона повноважень і відповідальності. Це принесе відразу кілька позитивних результатів: Кожен співробітник буде знати рамки своєї свободи і відповідальності — це розширить можливості самоконтролю працівників, а також підвищить ступінь їх залученості;

У зоні своїх повноважень співробітники зможуть проявляти ініціативу і самостійність, при цьому вони будуть знати, що як їх досягнення, так і промахи або помилки не залишаться непоміченими і не пройдуть без наслідків;

Кожен співробітник буде знати межі не тільки власної автономії і відповідальності, а й рамки своїх колег — а це сприятиме більш ефективним комунікаціям в компанії, більш продуктивній співпраці між різними структурними підрозділами, а також налагодить спільну роботу, взаємну підтримку та взаємний контроль.

2. Виключіть емоції.

Якими б близькими, дружніми або довірчими не були б ваші стосунки з колегами і підлеглими, не варто забувати, що вас об’єднує, в першу чергу, те, що всі ви працюєте на благо компанії. Навіть якщо це дуже важко, не забувайте — вся «сімейна атмосфера» і «дружні відносини» в колективі обмежуються рамками трудового договору та правилами компанії. Ви можете проявляти душевність і емоційну залученість, працюючи з персоналом, але раціональний фактор завжди має бути головнішим.

Щоб не «піти в емоції», спробуйте формалізувати деякі процеси (звичайно, без втрати продуктивної складової). Наприклад, введіть дискусійні або виробничі зустрічі, на яких будуть діяти певні правила. Нехай співробітники висловлюються на них, а не в особистій бесіді з вами. І нехай за кожним словом і пропозицією буде готовність взяти відповідальність за результат, спланувати роботу, підготувати звіт про виконання завдання.

3. Індивідуальний підхід до контролю співробітників.

Якщо ви поглянете на карту компетенцій ваших працівників, ви побачите, що всі співробітники різні, тому і підхід до контрою повинен бути різним. Хтось за природою лідер, проявляє ініціативу, відрізняється відповідальністю і успішний в проектах, які веде самостійно, а інший — ідеальний виконавець, який зробить свою роботу бездоганно, але тільки якщо його постійно контролювати, складати для нього план робіт, говорити, що робити . Комусь достатньо для контролю звітності раз на місяць. Для іншого необхідні регулярні робочі наради, відстеження етапів, докладний планування роботи. Для новачків кордони контролю та довіри будуть зовсім іншими, ніж для досвідчених співробітників, для базового персоналу вони мають бути іншими, ніж для лінійних менеджерів. Потрібні співробітники, які відносяться до роботи сумлінно. Навіть без постійного контролю. Як виявити саме таких?

4. Робота над помилками.

Ви не повірите, але багато дорослих, зовсім як школярі, до жаху бояться зробити помилку — тому вважають за краще або нічого не робити зовсім, або ж, у разі помилки, намагаються приховати її, сподіваючись, що з часом проблема вирішиться сама собою. З таким підходом можна і потрібно боротися. Будь-яка помилка — це не доказ некомпетентності, а можливість збагатити свій досвід та досвід своїх колег. І помилки, вчинені співробітниками — абсолютно не привід ставитися до них зневажливо, критикувати або застосовувати санкції (крім випадків, коли їх причиною є недбалість і безвідповідальне ставлення до роботи). Співробітника, який вчинив помилку, потрібно мотивувати до того, щоб він виявив її причину, знайшов спосіб виправлення і реалізував його, а також поділився своїм досвідом з колегами.

5. Не змішуйте професіоналізм та управлінські здібності.

Як часто трапляється така ситуація — співробітник, що відрізняється високим професіоналізмом, отримує управлінські функції, і в короткий час практично губить проект. А все тому, що зовсім не обов’язково бути професіоналом, щоб добре виконувати адміністративну роботу, і — навпаки — не кожен управлінець також добре розбирається в роботі над проектом, як рядовий співробітник. Складнощі можуть виникнути і в розумінні вузьких спеціалізованих нюансів роботи, і в вибудовуванні відносин з колективом. Нехай фахівці виконують свою роботу, а адміністратори — свою. А допоможе вам прийняти вірне рішення про те, хто може виконувати адміністративні функції, а хто — ні, знову ж карта компетенцій співробітника. Як виявити хто на що гаразд та побудувати команду мрії?

6. Виділіть зону неформального спілкування.

Зміна заняття і формату мислення — не тільки прекрасний відпочинок для мозку, але і хороша зарядка для нього. Саме тому в роботі потрібно чергувати рутину з творчістю, легкі справи — зі складними, а робоче спілкування з неформальним. У вашій компанії є місця, де співробітники можуть на якийсь час забути про роботу і просто поспілкуватися? Зовсім погано, якщо немає. Погано, якщо це тільки курилка (некурящим співробітникам доведеться несолодко в такій ситуації). Оптимально, якщо у вас є зона відпочинку, кухня або кава-пойнт, де можна зробити 10-хвилинну перерву, попити кави, розслабитися. Це не крадіжка робочого часу, а, по-перше, відпочинок для очей, хребта, стимуляція кровообігу (що дуже важливо при сидячій роботі), по-друге, налагодження соціальних зв’язків для співробітників, і по-третє — хороша розвантаження для мозку.

7. З саботувальниками — розлучайтеся.

Яскраві, харизматичні, природжені лідери, упевнені в собі — такі люди зазвичай справляють гарне враження на співбесідах, на них керівник покладає великі надії. Але найчастіше вони зсередини руйнують ваш колектив. Вони зневажають колективні цінності, не поважають колег, створюють «опозицію» і саботують роботу компанії. Вони зводять нанівець всі зусилля керівництва і самих співробітників по створенню комфортного робочого середовища. Вони не визнають субординації, їм неможливо довіряти і їх неможливо контролювати. Вони не здатні працювати в колективі і під чиїмось керівництвом, тому що не здатні до співпраці в принципі. Такі люди — циніки, нігілісти, і вони зруйнують все, що ви побудували, якщо ви залишите їх в компанії. Тому з ними потрібно розлучатися без жалю, і чим швидше — тим краще.

8. Контроль співробітників — не ознака недовіри, а інструмент мотивації.

Навряд чи багато співробітників скажуть, що їм подобається контроль керівництва. Наради, планерки, перевірки та звіти — це сприймається в кращому разі, як порожня трата часу, в гіршому — як привід зробити догану, покарати, відчитати. Поміняйте ставлення співробітників до контролю. Поясніть їм і покажіть на прикладі, що контроль — це спосіб переконатися, що все йде за планом, можливість своєчасно скорегувати строки або якісь дії, в кінці кінців, це засіб, який дозволяє виділити чиїсь успіхи, відзначити їх. Контроль ніяк не пов’язаний з недовірою, це нормальна робоча процедура, яка необхідна для ефективної і продуктивної роботи. Щоб зуміти поєднати довіру і контроль співробітників, змініть ставлення до контролю, зробіть його з адміністративного інструменту виробничим, вводьте гнучкий підхід і обов’язково працюйте з компетенціями співробітників при визначенні меж їх автономності та засобів контролю, і ви зможете ефективно контролювати робочі процеси, і не блокувати ініціативу своїх працівників.

Джерело: Журнал «Директор з персоналу»