Когда и как начать систематизировать свою компанию

У каждого владельца бизнеса наступает момент, когда нужно начинать нанимать сотрудников. В 87 из 100 случаев именно собственник нанимает на работу первых подчиненных. Вам необходимо объяснить соискателю, что делать, обучить и передать ему все ресурсы для начала работы. Затем нужно поставить задачи и проследить за их выполнением. Думаю, это и есть первый звоночек, что нужна система, пускай даже в маленьком деле. Если у вас не описан такой процесс — вот с чем вы сталкивались:

• не выполнение поставленных задач из-за отсутствия описанных правил;
• тратите много времени на обучение новых сотрудников, а сильные соискатели убегают из-за хаоса;
• компания срывает сроки заказа через ошибки некомпетентных сотрудников;
• вы принимаете все решения, от заказа бумаги до завершения договора.

Если для вас близок хоть один пункт из вышеперечисленных — начинайте систематизировать бизнес. Чем быстрее вы начнете налаживание бизнес-процессов, тем быстрее выйдете из оперативной деятельности и начнете посвящать время семье или новым проектам. Самое интересное — вы начнете больше зарабатывать!

На самом деле структуризация компании проходит далеко не просто. Чтобы классная идея бизнеса не погасла в оперативной деятельности, советую следовать некоторым правилам:

Проанализируйте, какими функциями вы занимаетесь в компании.

В любой компании вне зависимости от количества человек есть 7 основных функций, который необходимы для того чтобы получить итоговый результат:

1. Это административная функция, в которой рождается идея создания бизнеса. Тут же определяется стратегическая цель. Пишется стратегический план, определяется рынок на котором мы работаем, определяется технология по которой мы работаем и продукт который мы производим. Юридически оформляем все и определяемся со структурой управления.
2. Следующая функция — это построение. Тут мы нанимаем сотрудников, вводим их в должность, организовываем им рабочие места.
3. Затем, что мы делаем — это рекламируем наш продукт, продвигаем его на рынке. И тут подключается у нас отдел продаж.
4. После того как клиент захотел купить, у нас подключается финансовое подразделение. Где у нас есть функции дохода, расхода и учета, для того чтобы обеспечить само производство.
5. Далее у нас идет либо производство либо предоставление. Все зависит от сферы бизнеса.
6. И после того как мы произвели/предоставили продукт/услуги, имеет смысл проверить насколько качественно мы это сделали. И тут подключается отделение качества.
7. И когда мы проверили, что наш продукт предоставляется согласно нашим стандартам, отклонений не выявлено мы это делаем широко известным. И тут у нас подключается отделение по развитию с публикой, где мы работаем над усилением нашего PR, партнерами.

Для того чтобы компания полноценно выполняла свою работу все эти функции должны в ней присутствовать. И если у вас есть сотрудники, которые отвечают в компании за продажи, финансы и производство. А за другие функции никто не отвечает, то вы должны осознать, что тогда, вы как владелец/директор отвечаете за упущенные функции в компании.

Опишите свои ожидания от сотрудников.

Например, вы понимаете, что бухгалтер сможет еще принимать на работу сотрудников и отвечать за их квалификацию — сообщите ему это. Постоянно говорите сотрудникам, что вы от них ожидаете, особенно если это выходит за рамки их профессиональной деятельности.

Ежедневно проверяйте результаты своей работы по каждому направлению.

Обычно мало внимания достается работе с публикой. А вы попробуйте поговорить со своими потребителями и задать пару вопросов, особенно спросите: “Что нам нужно улучшить?”. Уверена, для вас откроется мир возможностей по завоеванию рынка сбыта.

Определите узкое место компании и наймите сотрудника.

Конечно, бизнес растет и вам скоро понадобится нанять нового сотрудника. Так определите, кто именно нужен с помощью структуры компании. Посмотрите куда вы направляете больше всего внимания, а область все равно проседает — заполните ее.

Эти простые 4 шага помогут систематизировать компанию и быстрее вывести ее на желаемый уровень. Вам прийдется постоянно учится, развиватся и покорять новые вершины. У каждого владельца свой “калибр” (за сколько сотрудников он может отвечать не погрузившись полностью в административные вопросы). В описании структуры есть несколько подходов: самостоятельно, с помощью бизнес-тренера или обратившись в специализированные консалтинговые компании.

Каждый подход включает в себя 3 основных этапа:

1. “Как есть” — определение и анализ
2. “Как надо” — разработа идеальной картины
3. Внедрение изменений “Как надо”. При четко разработанном плане перехода из 1 во 2 этап.

Вы должны сами принять решение, каким именно образом навести порядок в бизнесе. Я знаю одно — только системные компании достигают успеха. Потому систематизируйте свои компании с момента создания и добивайтесь поставленных целей легко.

 Автор статьи CEO Visotsky Consulting Kiev — Екатерина Балановская